Sieć telekomunikacyjna

W naszym mieście funkcjonuje Urząd Miasta Platanowo oraz podległe mu jednostki organizacyjne, tj.:

• Urząd Stanu Cywilnego,
• Miejski Ośrodek Pomocy,
• Zakład Komunikacji Miejskiej,
• Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji,
• Zespoły szkół, przedszkoli i żłobków,
• Oddziały biblioteki miejskiej,
• Straż Miejska,
• Miejski Zarząd Nieruchomości,
• Miejski Zarząd Dróg i Zieleni.

Jak widać, jednostek usprawniających funkcjonowanie miasta jest wiele i tylko niektóre zostały wymienione. Mieszczą się ona w różnych częściach Platanowa. Aby mieszkańcom żyło się przyjemnie i aby sprawnie mogli komunikować się z urzędem, postanowiono, że wszystkie jednostki zostaną połączone w  spójny system telekomunikacyjny z jednym głównym numerem telefonu. Dzięki takiemu rozwiązaniu mieszkańcy zapamiętują tylko jeden numer. Po jego wybraniu petent poprzez przyjazny system interaktywnych zapowiedzi głosowych ( Zrób dobre wrażenie – pomogą komunikaty głosowe ) uzyskuje szybko połączenie z miejscem, w którym załatwi swoją sprawę. (A ci, którzy wolą dzwonić bezpośrednio, zawsze mogą wybierać bezpośrednie numery DDI).

Dzięki jednorodności systemu mieszkaniec – nawet jeśli się pomyli w wyborze numeru albo okaże się, że powinien trafić do innej instytucji – jest sprawnie kierowany do właściwej jednostki przez zwykłe przełączenie rozmowy . Inaczej musiałby się rozłączyć i wybrać ponownie numer innego urzędu. Mieszkańcy dzięki temu są obsługiwani sprawniej, wszystko załatwiają w jednym miejscu, mają więcej życzliwości dla urzędników.

Sięgnijmy wyobraźnią jeszcze dalej. Niech nasze Platanowo ma  zagraniczną placówkę , np. prowadzi w innym kraju bibliotekę dla tamtejszej Polonii. Jeśli ta biblioteka także jest włączona do platanowej sieci, to można z biblioteki w Platanowie zadzwonić przez tamtejszą filię do polonijnego czytelnika zalegającego ze zwrotem książki. Odbierający, któremu wyświetli się lokalny numer, będzie myślał, że dzwoni ktoś z jego własnej filii. Koszt połączenia też będzie taki, jakby zadzwoniono lokalnie, a nie z kraju za granicę.

Urząd może dla bezpieczeństwa i poprawy jakości obsługi rejestrować i gromadzić treści rozmów prowadzonych we wszystkich lub wybranych jednostkach ( Jak ustawić zapowiedź dla osób dzwoniących na numery DDI? ). Dodatkowo urząd może monitorować ruch telefoniczny do poszczególnych jednostek i w najbardziej obciążonych włączać mechanizm kolejkowania połączeń. Informuje on, że dzwoniący zostanie wkrótce obsłużony, podaje, w jakiej kolejności (miejsce w kolejce) i w jakim przewidywanym czasie. Ułatwia obsługę niemal jak numerek na poczcie. Zamiast sygnału zajętości daje to oczekującym konkretną informację zwrotną   i możliwość zdecydowania o oczekiwaniu.

Platanowo po połączeniu wszystkich miejskich jednostek w spójny system podpisało umowę z operatorem telekomunikacyjnym, który świadczy usługę wielokanałowych łączy w oparciu o technologię VoIP ( Usługa SIP trunk – co to jest i czy warto? ). Mogło też skorzystać z oferty tradycyjnej telefonii. Jedna umowa ogranicza liczbę faktur spływających do urzędu jako jednostki nadzorującej.